Datenschutzerklärung
Aktueller Entwurf der Datenschutzerklärung für UMBRENEX.
1. Verantwortliche Stelle
UMBRENEX, Schweiz. Die vollständigen Anbieter- und Kontaktdaten werden vor der öffentlichen Bereitstellung ergänzt.
2. Zweck der Datenbearbeitung
UMBRENEX bearbeitet personenbezogene Daten, soweit dies für Bereitstellung, Betrieb, Sicherheit, Support und Weiterentwicklung der Plattform erforderlich ist. Bei Nutzung der Dokumentenplattform können Dokumente besonders schützenswerte oder vertrauliche Informationen enthalten.
3. Welche Datenkategorien anfallen können
- Account- und Kontaktdaten
- technische Zugriffs- und Sicherheitsdaten
- hochgeladene Dokumente und darin enthaltene Informationen
- von OCR und KI erzeugte Metadaten, Kategorien und Suchindizes
- Support- und Kommunikationsdaten
- bei kostenpflichtigen Angeboten erforderliche Abrechnungsinformationen
4. Bearbeitungszwecke
Daten können insbesondere zur Konto- und Vertragsverwaltung, Dokumentenspeicherung, Texterkennung, Klassifikation, Suche, KI-gestützten Auswertung, Freigabe, Missbrauchsprävention, Systemsicherheit, Fehleranalyse und Support bearbeitet werden.
5. KI-Verarbeitung
Welche KI-Komponenten lokal oder durch externe Dienstleister betrieben werden, wird vor Produktivstart transparent dokumentiert. Eine Verwendung privater Kundendokumente zum allgemeinen Training von KI-Modellen ist nicht als Standardfunktion vorgesehen.
6. Datenstandort und Empfänger
Für produktive Dokumentdaten und zentrale Datenbanken ist eine Datenhaltung in der Schweiz vorgesehen. Sämtliche relevanten Unterauftragsbearbeiter und allfällige Datenübermittlungen ins Ausland werden vor Launch in einer eigenen Übersicht ausgewiesen.
7. Aufbewahrung und Löschung
Daten werden grundsätzlich nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, vertragliche Pflichten oder gesetzliche Anforderungen erforderlich ist. Konkrete Fristen für aktive Daten, Backups, Protokolle und gelöschte Accounts werden im finalen Löschkonzept festgelegt.
8. Sicherheit
UMBRENEX plant technische und organisatorische Massnahmen wie verschlüsselte Übertragung, geschützte Speicherung, Zugriffskontrollen, Systemtrennung, Protokollierung, Backups und Wiederherstellungsverfahren. Der finale Produktionsstand wird im Trust Center dokumentiert.
9. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Herausgabe ihrer Daten verlangen und einer bestimmten Bearbeitung widersprechen, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
10. Cookies und Reichweitenmessung
Die Marketing-Website soll nur technisch erforderliche Cookies ohne gesonderte Einwilligung einsetzen. Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste werden erst nach bewusster Entscheidung eingeführt und dann hier sowie in den Cookie-Einstellungen transparent ausgewiesen.
11. Unterauftragsbearbeiter
Die aktuelle bzw. geplante Übersicht wird unter Unterauftragsbearbeiter geführt.
12. Änderungen
Diese Erklärung wird an den tatsächlichen technischen und geschäftlichen Betrieb angepasst. Massgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.
13. Datenschutzkontakt
Die offizielle Datenschutz-Kontaktadresse wird vor dem öffentlichen Launch ergänzt.